Бизнес-ассистент собственника / операционный координатор

О роли

Ищем не секретаря и не помощника по быту.

Нужен сильный бизнес-ассистент собственника / операционный координатор — человек, который поможет держать под контролем задачи, сроки, документы, оплаты, подрядчиков и договорённости по двум направлениям бизнеса.

Это роль для того, кто умеет наводить порядок в потоке задач, не теряет детали, держит в фокусе приоритеты и доводит договорённости до результата.

Главная задача роли — снять с собственника ручной контроль и операционный шум, чтобы проекты двигались системно, а важные вопросы не зависали между людьми, чатами и созвонами.

Главная цель должности

Освободить собственника от хаоса, ручного контроля и постоянного выбивания статусов, чтобы:

• задачи не терялись;
• люди и подрядчики двигались по срокам;
• документы и оплаты были в порядке;
• у собственника была понятная картина по ключевым вопросам без погружения в каждую мелочь.

Что будет считаться результатом через 3 месяца

• все активные задачи по двум направлениям ведутся в одной системе;
• у каждой задачи есть ответственный, срок и статус;
• после встреч и созвонов есть краткий протокол и follow-up;
• договоры, счета, оплаты, акты и закрывающие документы не теряются;
• по клиентам сервиса сопровождения здоровья статусы и оплаты актуальны;
• собственник получает понятную сводку по ключевым вопросам без необходимости вручную собирать информацию;
• важные поручения не зависают между командой, подрядчиками и внешними участниками.

Основные задачи

1. Операционная координация

• вести единый список задач по двум проектам;
• собирать статусы с команды и подрядчиков;
• следить за сроками и напоминать ответственным;
• фиксировать решения после встреч и проверять исполнение;
• эскалировать зависания и просрочки;
• контролировать, чтобы договорённости доходили до результата, а не терялись в чатах.

2. Поддержка собственника

• вести календарь, встречи, напоминания;
• готовить краткие сводки, списки задач и напоминания;
• собирать и структурировать информацию по запросу;
• контролировать выполнение поручений;
• превращать хаотичный поток задач в понятный план действий.

3. Работа с документами и оплатами

• собирать и систематизировать договоры, счета, акты, закрывающие документы;
• контролировать, чтобы реквизиты, счета, оплаты и переписки были в порядке;
• напоминать клиентам и партнёрам об оплатах;
• взаимодействовать с бухгалтером по запросу собственника;
• поддерживать простую финансовую дисциплину по операционным задачам.

4. Поддержка проекта по сопровождению здоровья

• вести таблицу клиентов и лидов;
• следить за статусами: новый клиент, разбор, сопровождение, продление;
• собирать анкеты, анализы, файлы и передавать дальше;
• напоминать о встречах, продлениях и оплатах;
• фиксировать обратную связь клиентов и причины непродления.

5. Поддержка проекта тактической медицины

• помогать в координации закупок, подрядчиков, контента, сайта, презентаций;
• собирать информацию по товарам, поставкам и задачам команды;
• помогать организовывать планёрки и готовить статус по ключевым вопросам;
• не давать зависать задачам между клиентским блоком, складом, бухгалтерией и подрядчиками.

6. Дополнительные проектные задачи

Помимо координации, в роли будут отдельные проектные задачи:

• ресерч и сбор информации;
• поиск подрядчиков и сравнение вариантов;
• помощь в сборке лендинга, презентации, таблицы, базы данных;
• организация обзвона или коммуникации;
• контроль небольших мини-проектов до результата.

Что важно в кандидате

• системность и высокая внимательность;
• любовь к порядку и ясности;
• умение вести много задач одновременно и ничего не терять;
• спокойствие, взрослость, надёжность;
• умение напоминать и дожимать без конфликта;
• грамотная письменная речь;
• уверенная работа с Google Docs, Google Sheets, Telegram, почтой;
• способность быстро разбираться в новых вопросах;
• привычка фиксировать договорённости письменно, а не держать всё в голове;
• высокая включённость в рабочее время;
• готовность работать в быстром темпе и с большим количеством реальных задач.

Будет плюсом

• опыт ассистентом собственника, координатором, project coordinator, operations coordinator или project manager;
• опыт работы с подрядчиками, документами, оплатами, таблицами;
• умение собирать простые лендинги, презентации, структуры, базы;
• опыт в e-commerce, услугах, медицине, образовательных или сервисных проектах.

Кого точно не рассматриваем

• тех, кто ищет спокойную удалённую работу без высокой вовлечённости;
• тех, кто теряется без чётких инструкций;
• тех, кто не любит таблицы, сроки, контроль и follow-up;
• тех, кто не держит слово и регулярно выпадает из связи;
• тех, кто совмещает несколько работ и не может быть включён в течение дня;
• тех, кто хочет только выполнять поручения, но не умеет удерживать систему и доводить до результата.

Условия

• полная занятость;
• работа напрямую с собственником;
• высокая скорость, много живых задач и реальное влияние на процессы;
• сильное обучение на практике;
• возможность вырасти в руководителя операционного блока / управляющего проектами;
• оплата: фикс + бонус за результат.